L'information circule en permanence dans l'entreprise, mais les connaissances, elles, doivent être organisées et partagées pour devenir un atout. Une bonne gestion de l'information évite les pertes de temps, les erreurs et la perte de savoir-faire lors des départs.
Collecter, organiser et faire circuler l'information
Il s'agit de savoir quelle information est utile, qui la détient, où elle est stockée et comment elle est mise à disposition. Gestion électronique des documents, intranet, messagerie et bases de connaissances ont chacun leur rôle, à condition de définir des règles de classement et de mise à jour claires.
Partage et capitalisation des savoirs
- retours d'expérience après un projet ou un incident ;
- tutorat et binômes entre salariés expérimentés et nouveaux arrivants ;
- communautés de pratique et temps d'échange entre pairs ;
- documentation des procédures et des bonnes pratiques.
Mémoire organisationnelle
La mémoire de l'entreprise regroupe ses savoirs écrits et ceux qui résident dans l'expérience des personnes. Les départs (retraite, mobilité, démission) sont des moments à risque : anticipez la transmission des savoirs critiques.
Outils collaboratifs
Plateformes de travail partagé, messageries d'équipe, espaces documentaires, wikis internes : ils facilitent la coopération, notamment à distance. Leur efficacité dépend moins de la technologie que des usages définis collectivement.
Confidentialité et gestion des accès
Les données RH sont sensibles. Définissez des droits d'accès par profil, limitez-les au strict nécessaire, tracez les consultations et respectez le RGPD (finalité, durée de conservation, information des personnes). Sensibilisez les utilisateurs aux règles de confidentialité.
Source : Guide RH — 19 sujets, fourni par STEP. Les références juridiques sont données à titre indicatif et correspondent au droit français. Vérifiez les textes en vigueur et les dispositions applicables à votre entreprise.